ORGANIZAÇÃO 

DE ARQUIVOS

A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos. Os projetos de organização podem ser realizados tanto nas dependências da Arquibox ou do Cliente.

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Para quem é indicado? Para empresas que possuem uma grande demanda documental e que necessitam que esses documentos sejam catalogados corretamente para fácil localização.

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Vantagens e benefícios da Organização de Arquivos:

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• Organização física adequada;

• Sistema de identificação;

• Padronização dos métodos de arquivamento;

• Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;

• Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;

• Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;

• Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;

• Descarte de documentos expirados ou desnecessários;

• Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.

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Etapas da Organização de Arquivos:

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Os documentos são selecionados para a organização através da elaboração de um plano de classificação documental;

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• 1. Os documentos são indexados de forma que facilite o controle físico e localização no sistema;

• 2. Os arquivos já organizados são acondicionados em caixas que garantem o seu bom estado de conservação;

• 3. Através do índice criado no Software GED Digital Doc na web, é possível pesquisar, localizar e solicitar os documentos armazenados.

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