

ORGANIZAÇÃO
DE ARQUIVOS
A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos. Os projetos de organização podem ser realizados tanto nas dependências da Arquibox ou do Cliente.
Para quem é indicado? Para empresas que possuem uma grande demanda documental e que necessitam que esses documentos sejam catalogados corretamente para fácil localização.
Vantagens e benefícios da Organização de Arquivos:
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Organização física adequada;
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Sistema de identificação;
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Padronização dos métodos de arquivamento;
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Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
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Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
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Redução de custos com a administração e manutenção do acervo;
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Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
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Descarte de documentos expirados ou desnecessários;
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Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.
Etapas da Organização de Arquivos:
Os documentos são selecionados para a organização através da elaboração de um plano de classificação documental;
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1. Os documentos são indexados de forma que facilite o controle físico e localização no sistema;
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2. Os arquivos já organizados são acondicionados em caixas que garantem o seu bom estado de conservação;
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3. Através do índice criado no Software GED Digital Doc na web, é possível pesquisar, localizar e solicitar os documentos armazenados.